Lead time là gì? Thời gian giao hàng của nhà cung cấp và cách dùng trong MRP
Lead time là gì, gồm những thành phần nào? Cách tính ngày phải đặt hàng trong MRP, đo lead time thực tế của nhà cung cấp và các lỗi khiến vật tư về trễ.
Tóm tắt nhanh
- Lead time (thời gian chờ hàng) là khoảng thời gian từ lúc phát sinh nhu cầu tới lúc vật tư sẵn sàng dùng trong kho — không chỉ là số ngày nhà cung cấp hứa giao.
- Lead time mua hàng gồm ba phần: thời gian xử lý mua (lập, duyệt, gửi đơn), thời gian giao của nhà cung cấp, và thời gian nhận hàng, kiểm tra, nhập kho.
- MRP dùng lead time để tính ngược: ngày phải đặt = ngày cần vật tư − tổng lead time. Khai lead time sai thì đề xuất mua đúng số lượng nhưng sai thời điểm.
- Lead time khai trong hệ thống nên được đối chiếu định kỳ với lead time thực tế đo từ các đợt nhận hàng; dao động lớn thì cần tồn kho an toàn hoặc đổi nguồn.
Lead time (thời gian chờ hàng) là khoảng thời gian từ lúc phát sinh nhu cầu một vật tư tới lúc vật tư đó sẵn sàng dùng trong kho. Với hàng mua ngoài, lead time gồm thời gian xử lý đơn mua nội bộ, thời gian giao của nhà cung cấp và thời gian nhận, kiểm, nhập kho — không chỉ là số ngày nhà cung cấp hứa giao.
Bài này phân tích các thành phần của lead time theo cách các ERP lớn định nghĩa, cách MRP dùng lead time để tính ngày phải đặt hàng, cách đo lead time thực tế từ dữ liệu nhận hàng, và những lỗi khiến vật tư luôn về trễ dù đã "đặt đủ".
Lead time gồm những thành phần nào?
Ba hãng ERP lớn chia lead time mua hàng thành các phần gần giống nhau. SAP dùng thời gian xử lý của phòng mua (purchasing processing time), thời gian giao dự kiến (planned delivery time, khai theo ngày lịch) và thời gian xử lý nhận hàng (goods receipt processing time, khai theo ngày làm việc); tổng ba phần là tổng lead time bổ sung hàng (total replenishment lead time). Oracle gọi là lead time tiền xử lý (preprocessing), lead time xử lý (processing) và lead time hậu xử lý (postprocessing). Microsoft Dynamics 365 khai lead time mua hàng (purchase lead time) trên sản phẩm, có thể ghi đè theo từng cơ sở, và cho chọn tính theo ngày làm việc hay ngày lịch.
| Thành phần | Bắt đầu – kết thúc | Ai chịu trách nhiệm | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| Xử lý mua (tiền xử lý) | Phát sinh nhu cầu → gửi đơn mua cho nhà cung cấp | Phòng mua, người duyệt | Lập, duyệt đơn mua: 2 ngày |
| Giao hàng của nhà cung cấp | Nhà cung cấp nhận đơn → hàng tới cửa kho | Nhà cung cấp, vận chuyển | Sản xuất và vận chuyển: 21 ngày |
| Nhận hàng (hậu xử lý) | Hàng tới kho → nhập kho, dùng được | Kho, kiểm tra chất lượng | Kiểm, nhập kho: 3 ngày |
Phần giữa là phần người ta hay nhớ. Hai phần hai đầu là phần nội bộ — và thường bị bỏ quên khi khai lead time.
Với hàng tự sản xuất, khái niệm tương tự gọi là thời gian sản xuất (in-house production time): từ lúc phát hành lệnh sản xuất tới lúc thành phẩm nhập kho. Bài này tập trung vào lead time mua hàng.
MRP dùng lead time thế nào?
MRP trả lời ba câu hỏi: mua gì, bao nhiêu, khi nào. Hai câu đầu đến từ định mức BOM và tồn kho; câu thứ ba đến từ lead time. Với kế hoạch theo đơn hàng, MRP tính ngược:
Ngày phải đặt = Ngày cần vật tư − Tổng lead time
Ngày cần vật tư là ngày bắt đầu công đoạn dùng vật tư đó (không phải ngày giao hàng cho khách). Nếu ngày phải đặt đã qua, đề xuất mua bị đánh dấu trễ — người mua phải chọn: đặt gấp, đổi nhà cung cấp, hay dời lệnh sản xuất.
SAP lưu ý thêm một điểm: thời gian giao dự kiến được hiểu là thời gian tối thiểu — nhà cung cấp cần ít nhất ngần ấy ngày kể từ lúc nhận đơn. Đặt sớm hơn không làm hàng về sớm hơn mức cam kết, nhưng đặt muộn hơn chắc chắn làm hàng về muộn.
Ví dụ minh họa: tính ngày phải đặt và đo lead time thực tế
Ví dụ minh họa 1 — nhà máy điện tử lắp ráp, vi mạch nhập khẩu. Lệnh sản xuất bắt đầu công đoạn lắp bo mạch ngày 20/11. Lead time khai trong danh mục: xử lý mua 2 ngày + nhà cung cấp giao 21 ngày + kiểm và nhập kho 3 ngày = 26 ngày. Ngày phải đặt = 20/11 − 26 ngày = 25/10. Nếu hôm nay đã là 28/10, đề xuất này trễ 3 ngày.
Ví dụ minh họa 2 — đo lead time thực tế. Sáu đợt nhận vi mạch gần nhất từ cùng nhà cung cấp, tính từ ngày gửi đơn tới ngày hàng tới kho:
| Đợt | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Số ngày thực tế | 19 | 22 | 20 | 27 | 21 | 23 |
Trung bình (19 + 22 + 20 + 27 + 21 + 23) / 6 = 132 / 6 = 22 ngày; 3 trên 6 đợt vượt mức 21 ngày đang khai; đợt chậm nhất 27 ngày. Kết luận: con số 21 ngày nhà cung cấp hứa đang lạc quan. Hai hướng xử lý — nâng lead time khai lên 22–23 ngày, hoặc giữ 21 ngày và đặt tồn kho an toàn đủ cho khoảng 6 ngày chậm nhất.
Cùng cách tính áp dụng cho nhà máy thực phẩm: bột mì mua trong nước lead time 3 ngày, nhưng bao bì in riêng cho từng khách lead time 30 ngày — bao bì mới là vật tư quyết định ngày phải đặt, dù giá trị nhỏ hơn nhiều. Với may mặc, phụ liệu nhập khẩu (khóa kéo, nhãn dệt) thường có lead time dài hơn vải chính.
Quy trình quản lý lead time trong nhà máy
- Khai đủ ba thành phần, không chỉ số ngày nhà cung cấp hứa. Thời gian duyệt đơn và kiểm hàng nội bộ thường chiếm vài ngày.
- Gắn lead time với nguồn mua. Cùng vật tư, nhà cung cấp trong nước và nhập khẩu có lead time khác nhau.
- Thống nhất ngày lịch hay ngày làm việc cho từng thành phần, và nghỉ lễ dài (Tết) phải được tính vào.
- Chạy MRP và xử lý đề xuất trễ ngay — mỗi ngày chậm duyệt đơn mua là một ngày cộng vào lead time thực tế.
- Chia đợt nhận hàng theo ngày cần thực tế của từng lệnh, thay vì nhận một lần cho cả tháng.
- Đo lead time thực tế mỗi quý từ ngày gửi đơn và ngày nhận của từng đợt, so với lead time khai và điều chỉnh.
- Dùng dữ liệu giao trễ để đánh giá nhà cung cấp — lead time ổn định quan trọng không kém lead time ngắn.
Lỗi thường gặp khi dùng lead time
- Chỉ khai thời gian giao của nhà cung cấp. Bỏ quên 3–5 ngày nội bộ, nên hàng "về đúng hẹn" mà vẫn trễ lệnh sản xuất.
- Một lead time cho mọi vật tư (ví dụ 7 ngày cho tất cả). MRP đặt quá sớm vật tư dễ mua và quá muộn vật tư nhập khẩu.
- Không cập nhật khi đổi nhà cung cấp hoặc khi nhà cung cấp đổi tuyến vận chuyển.
- Tính ngày cần vật tư theo ngày giao hàng cho khách thay vì ngày bắt đầu công đoạn dùng vật tư — mất cả thời gian sản xuất.
- Lấy lead time dài để thay cho tồn kho an toàn. Khai lead time dư cho chắc khiến hàng về sớm, tồn kho phình ra mà vẫn không đỡ được những lần giao trễ bất thường.
Long Vân AI ERP dùng lead time trong mua hàng thế nào?
Phân hệ Mua hàng của Long Vân AI ERP nối kế hoạch vật tư với đơn mua và tiến độ nhà cung cấp (xem luồng dữ liệu):
- Lập MRP theo tuần: cầu, cung khả dụng, cần đặt, ngày phải đặt (tô đỏ khi trễ), trạng thái chốt và bảng nguồn cầu cho biết vật tư phục vụ đơn hàng, lệnh sản xuất nào.
- MRP tính vật tư từ đơn, lệnh sản xuất và BOM, cộng hao hụt, trừ tồn kho và hàng đang về.
- Đơn mua và kế hoạch nhận chia đợt, phiếu nhận và trả nhà cung cấp.
- Tiến độ giao của từng nhà cung cấp và báo cáo tiến độ mua hàng — dữ liệu để đo lead time thực tế.
- AI Agent trả lời "nhà cung cấp nào đang giao trễ" và chỉ ra lệnh sản xuất bị ảnh hưởng, bằng dữ liệu đợt nhận quá hạn.
Lead time cho biết khi nào phải đặt; tồn kho an toàn che cho những lần nhà cung cấp giao chậm hơn bình thường. Nếu bạn chưa đọc, hãy bắt đầu từ MRP là gì để thấy lead time nằm ở đâu trong toàn bộ phép tính vật tư.
Tham khảo khái niệm: SAP Learning — Running Materials Requirements Planning; Oracle — How Lead Time Is Calculated for Buy Orders and Transfer Orders.
Câu hỏi thường gặp
Lead time và thời gian giao hàng có phải là một?
Không hoàn toàn. Thời gian giao hàng là phần nhà cung cấp chịu trách nhiệm, từ lúc nhận đơn tới lúc hàng tới cửa kho. Lead time của nhà máy dài hơn: cộng thêm thời gian nội bộ để lập và duyệt đơn mua trước đó, và thời gian nhận, kiểm, nhập kho sau đó.
Lead time nên tính theo ngày lịch hay ngày làm việc?
Thời gian giao của nhà cung cấp thường tính theo ngày lịch vì vận chuyển chạy cả cuối tuần; thời gian xử lý nội bộ (duyệt đơn, kiểm hàng) thường tính theo ngày làm việc. Điều quan trọng là thống nhất một quy ước trong danh mục và để hệ thống tính theo đúng quy ước đó.
Cùng một vật tư mua từ hai nhà cung cấp thì lead time lấy theo ai?
Lấy theo nhà cung cấp dự kiến đặt. Nhà cung cấp trong nước và nhập khẩu có thể chênh nhau vài tuần cho cùng một vật tư, nên lead time nên gắn với cặp vật tư – nhà cung cấp, hoặc ít nhất với nguồn mua chính.
Lead time dài có giải quyết bằng tồn kho an toàn được không?
Tồn kho an toàn che được phần dao động của lead time, không che được lead time dài. Nếu nhà cung cấp luôn giao sau 30 ngày, MRP phải đặt trước 30 ngày; tồn an toàn chỉ bù cho những lần giao trễ hơn mức bình thường.
Đội ngũ xây dựng và triển khai Long Vân AI ERP cho doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam — cơ khí, điện – điện tử, may mặc, đồ gỗ, thực phẩm, bao bì — từ đơn hàng, MRP, lệnh sản xuất tới kiểm soát giá thành và AI Agent.
