Quản lý kho sản xuất: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm — phân loại và quy trình

Quản lý kho sản xuất là việc theo dõi nhập, xuất và tồn của ba loại hàng — nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm — theo từng kho và từng trạng thái, sao cho mỗi lần hàng di chuyển đều gắn với một chứng từ nguồn như đơn mua, lệnh sản xuất hay phiếu giao hàng. Kho nhà máy là điểm nối giữa mua hàng, sản xuất và bán hàng.

Bài này phân biệt ba loại hàng tồn kho, giải thích các trạng thái tồn mà ERP cần tách riêng, đi qua quy trình chứng từ từ lúc nhận vật tư tới lúc giao hàng, và chỉ ra những lỗi khiến tồn kho trên hệ thống lệch với thực tế.

Ba loại hàng tồn kho trong nhà máy

Các hệ thống ERP lớn đều phân loại hàng theo vai trò trong sản xuất. SAP gán cho mỗi mã hàng một loại vật tư (material type) — nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm là ba loại cơ bản; Microsoft Dynamics 365 và Oracle cũng phân biệt hàng mua vào, hàng sản xuất trung gian và hàng bán ra để quyết định cách lập kế hoạch và tính giá. Điểm chung là: loại hàng quyết định hàng vào kho từ đâu và ra kho đi đâu.

Cùng một mã hàng có thể là thành phẩm ở nhà máy này nhưng là nguyên vật liệu ở nhà máy khác — bo mạch là thành phẩm của nhà máy linh kiện, là nguyên vật liệu của nhà máy lắp ráp. Vì vậy loại hàng nên được khai báo trong danh mục, không suy ra từ tên. Cấu trúc nào là bán thành phẩm, cái gì là nguyên vật liệu thì đọc từ định mức BOM.

Trạng thái tồn: vì sao "tồn kho" chưa phải "dùng được"

Một con số tồn duy nhất cho mỗi mã hàng là nguyên nhân phổ biến của kế hoạch sai. SAP tách ba loại tồn (stock type): tồn dùng không hạn chế (unrestricted-use), tồn chờ kiểm chất lượng (quality inspection) và tồn bị khóa (blocked); hai loại sau mặc định không được xuất dùng. Dynamics 365 dùng trạng thái tồn (inventory status) chia thành khả dụng và không khả dụng, hàng ở trạng thái bị khóa không được dùng cho lệnh sản xuất hay đơn bán. Trong thực tế nhà máy, nên tách ít nhất các cột sau:

Từ đó: tồn khả dụng = tồn dùng được − lượng đã giữ. Đây là con số mà MRP dùng để tính nhu cầu ròng, và là con số kinh doanh nên nhìn trước khi hứa ngày giao.

Quy trình chứng từ kho trong nhà máy sản xuất

Mỗi biến động kho là một chứng từ, và mỗi chứng từ nên tham chiếu chứng từ sinh ra nó:

1. Nhập nguyên vật liệu theo đơn mua. Phiếu nhập ghi số lượng thực nhận so với đơn mua; hàng chưa kiểm thì vào trạng thái chờ kiểm, kiểm xong mới chuyển sang dùng được.
2. Xuất nguyên vật liệu theo lệnh sản xuất. Số lượng xuất đối chiếu với định mức của lệnh; xuất vượt định mức cần lý do và người duyệt. Microsoft gọi chứng từ này là picking list của lệnh sản xuất.
3. Ghi nhận bán thành phẩm. Khi một công đoạn hoàn thành mà bán thành phẩm phải nằm chờ, nhập vào kho bán thành phẩm; công đoạn sau xuất ra theo cùng lệnh.
4. Nhập thành phẩm khi hoàn thành lệnh. Tương ứng bước report as finished trong Dynamics 365: sản lượng hoàn thành được cộng vào kho thành phẩm.
5. Xuất thành phẩm theo phiếu giao hàng. Phiếu giao tham chiếu đơn bán, cho biết mỗi đơn đã giao bao nhiêu, còn bao nhiêu — chi tiết ở bài quy trình từ đơn hàng đến giao hàng.
6. Điều chuyển kho và chuyển trạng thái. Chuyển hàng giữa kho, giữa chi nhánh, hoặc từ chờ kiểm sang dùng được, từ dùng được sang lỗi — đều bằng chứng từ, không sửa thẳng số tồn.
7. Hàng trả lại. Khách trả hàng hoặc trả hàng nhà cung cấp đều đi qua chứng từ riêng, vào trạng thái chờ kiểm hoặc lỗi trước.

Bước 2 và bước 4 đều xoay quanh lệnh sản xuất. Khi phiếu xuất vật tư và phiếu nhập thành phẩm cùng gắn một lệnh, hệ thống so được vật tư thực dùng với định mức, và đó là nền của giá thành thực tế.

Ví dụ minh họa: lệnh 500 bộ điều khiển thiếu bo mạch

Ví dụ minh họa — nhà máy điện tử lắp ráp. Lệnh sản xuất 500 bộ điều khiển, mỗi bộ cần 1 bo mạch. Màn hình tồn kho của mã bo mạch:

Tồn khả dụng = 620 − 150 = 470 bo mạch, thiếu 500 − 470 = 30 bo mạch. Nếu chỉ nhìn tổng tồn 620 + 40 = 660, quản đốc sẽ nghĩ là đủ và phát hiện thiếu khi đã vào chuyền. Có hai cách xử lý: chờ 100 bo mạch đang chuyển đến nếu ngày về kịp, hoặc đề xuất mua bổ sung 30 bo mạch. 40 bo mạch lỗi không được tính trong cả hai cách.

Phép tính y hệt ở nhà máy thực phẩm (bột mì đã giữ cho mẻ khác, bột chờ kiểm vi sinh), may mặc (vải lỗi màu, vải đã giữ cho đơn khác) hay nhựa – bao bì (hạt nhựa đang chuyển từ kho cảng).

Sổ cái kho: đọc biến động thay vì chỉ nhìn số tồn

Sổ cái kho (stock ledger) ghi mọi dòng biến động của một mã hàng trong một kho: ngày, chứng từ, nhập, xuất, tồn sau giao dịch. Nó trả lời câu hỏi "vì sao tồn là con số này". Ví dụ minh họa cho mã hạt nhựa PP trong tháng: tồn đầu kỳ 1.200 kg, nhập 3.000 kg theo hai đơn mua, xuất 2.850 kg theo bốn lệnh sản xuất, tồn cuối kỳ 1.200 + 3.000 − 2.850 = 1.350 kg. Nếu kiểm kê thực tế ra 1.310 kg, chênh lệch 40 kg phải được ghi bằng chứng từ điều chỉnh có lý do và người duyệt — đó cũng là dữ liệu để xem lại tỷ lệ hao hụt trong định mức.

Phía thành phẩm cũng vậy: mỗi phiếu giao hàng là một dòng xuất trong sổ cái kho thành phẩm, gắn với đơn bán, nên đối chiếu được "đã sản xuất bao nhiêu, đã giao bao nhiêu, còn trong kho bao nhiêu" cho từng đơn.

Lỗi thường gặp khi quản lý kho sản xuất

• Xuất kho "chung chung", không gắn lệnh sản xuất. Vật tư ra khỏi kho nhưng không biết dùng cho lệnh nào: không tính được giá thành thực tế, không phát hiện được xuất vượt định mức.
• Bán thành phẩm nằm ngoài sổ. Hàng dở dang chất ở xưởng nhưng hệ thống không biết, nên tồn nguyên vật liệu đã trừ mà tồn thành phẩm chưa tăng — giá trị hàng "biến mất" giữa hai kho.
• Trộn hàng lỗi với hàng dùng được. Số khả dụng cao hơn thực tế, MRP không đề xuất mua, xưởng thiếu hàng khi vào chuyền.
• Sửa thẳng số tồn hoặc xóa phiếu đã ghi sổ. Mất dấu vết. Phiếu đã ghi sổ chỉ nên hủy hoặc đảo, chênh lệch kiểm kê phải là chứng từ điều chỉnh.
• Không quy đổi đơn vị tính. Mua theo cuộn, xuất theo mét; mua theo tấn, xuất theo kg. Thiếu hệ số quy đổi trong danh mục thì sổ cái kho cộng trừ hai đơn vị khác nhau.
• Để tồn âm kéo dài. Tồn âm nghĩa là đã xuất trước khi nhập trên hệ thống — dấu hiệu phiếu nhập chưa ghi sổ. Chấp nhận tạm thời được, nhưng phải có người theo dõi và xử lý trước khi khóa sổ.

Long Vân AI ERP quản lý kho sản xuất thế nào?

Phân hệ Quản lý kho trong Long Vân AI ERP nằm trong chuỗi chứng từ đơn hàng → MRP → đơn mua → lệnh sản xuất → kho → giao hàng (xem luồng dữ liệu):

• Nhập, xuất theo lệnh, điều chuyển, chuyển trạng thái — mỗi biến động là một chứng từ.
• Tồn kho và sổ cái kho theo từng loại kho: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm.
• Màn tồn kho tách cột dùng được, lỗi, đang chuyển đến, đã giữ và khả dụng toàn công ty; tồn âm được tô đỏ để không bị bỏ sót.
• MRP trừ tồn kho và hàng đang về khi tính nhu cầu vật tư; hàng khách trả lại được trừ tự động ở phía giao hàng.
• Chứng từ đã ghi sổ chỉ được hủy hoặc đảo, giữ nguyên số; Audit Log ghi ai sửa gì, lúc nào; khóa sổ cuối kỳ chặn sửa ngược dữ liệu đã chốt.
• Đa đơn vị: công ty mẹ, công ty con, chi nhánh, phân xưởng có số liệu tách riêng và báo cáo hợp nhất.
• Doanh nghiệp dùng gỗ có thể bật thêm phân hệ mở rộng Nguyên liệu gỗ: quản lý theo kiện, quét QR, chuyển kho thông gió và sấy lò, hệ số quy đổi.

Tồn kho đúng là đầu vào của kế hoạch vật tư. Bước tiếp theo nên đọc là MRP là gì — cách tồn khả dụng và hàng đang về được dùng để quyết định mua gì, bao nhiêu, khi nào.

Tham khảo khái niệm: SAP — Material Types; Microsoft Learn — Inventory statuses.